Cinco dicas para aprender a gerenciar o seu tempo de maneira eficaz

Aqui você acompanha a conversa com um de nossos parceiros, esclarece suas dúvidas, e de quebra ainda aprende, através do exemplo, como trabalhar seu tempo da melhor maneira

 

Está cada vez mais difícil ficar 100% focado em apenas uma atividade, não é? Notificações aparecendo na tela, conversas paralelas, aquela olhadinha no celular. O maior problema, que muitas vezes não nos damos conta, é o tempo de produção que perdemos nessas distrações e que poderia ser usado naquele assunto realmente urgente parado ao lado da sua mesa.

Organizar e otimizar o tempo não é um problema recente. Desde que aprendemos a trabalhar com prazos e metas sofremos com a pressão do relógio. Parece sempre que temos muita coisa para as 24 horas que o dia nos reserva, certo? No entanto, se você souber usar esse tempo, consumido em ações desnecessárias, para fazer um planejamento verá que o relógio terá que correr atrás de você, e não o contrário.

A CEO Fundadora na empresa Grokker Desenvolvimento Humano, Daniele Pilau afirma que existem diversos métodos para gerenciar o tempo e destaca que a melhor forma é conhecê-los e depois aplicar um que se adeque a sua realidade. “Nós, dentro da Grokker, utilizamos uma que divide o tempo em quatro quadrantes: urgente e importante, urgente e não importante, não importante e urgente, não importante e não urgente. Chamamos isso de tirania do urgente”.

Segundo Daniele, tudo o que faz diferença na nossa vida está no quadrante do importante e não urgente e, como a maioria das coisas, aquilo que não é urgente é deixado para depois, até que um dia venha a se tornar urgente. “Existe uma frase muito importante que eu gosto e que diz assim ‘é difícil arrumar tempo para fazer as coisas direito, mas a gente sempre acha tempo para fazer as coisas de novo’. Devemos saber o que a gente quer a médio e longo prazo, isso define muitas coisas, inclusive a maneira que a gente administra o tempo porque sabendo isso eu vou poder definir as coisas que são ou não importantes”.

Essa dificuldade de gerenciar a própria rotina é um problema que atinge os mais variados profissionais, no entanto, é um obstáculo ainda maior para os empreendedores. Isso porque eles precisam ter o controle não só de suas atividades, mas também garantir o sucesso de toda a empresa.

“O autogerenciamento é importantíssimo porque sem isso vai ser muito difícil gerenciar uma equipe ou uma empresa. Organizar seu tempo vai muito além de ter uma agenda e controlar os compromissos, é algo que devemos fazer todos os dias durante muito tempo, para chegarmos ao lugar que queremos e conquistar a excelência naquilo que desejamos fazer”, destaca.

Um bom gerenciamento do tempo exige insistência e mudança tanto para as atividades quanto para os resultados. Estar ocupado e afirmar não ter tempo para mais nada não é o mesmo que ser produtivo ou eficaz. “Quando definimos o que realmente queremos passamos a escolher outras coisas, não aceitando mais aquilo que aceitávamos antes. Devemos definir o que queremos da vida, física e jurídica. Se sou gestora de uma empresa, preciso saber exatamente o que a minha empresa quer num período de um a dois anos e assim eu conheço as minhas prioridades e também o que eu não quero”.

Fazer o gerenciamento de tempo significa usá-lo de forma correta. Vale ressaltar que não existem regras únicas para lidar com o gerenciamento. Você pode ir aplicando algumas boas práticas para melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas. Por isso citamos aqui cinco dicas simples que podem lhe ajudar no processo de mudança:

Aprenda a planejar: Ter suas atividades pré estabelecidas é o primeiro passo, depois disso ordene as suas ações de acordo com a emergência. Hoje em dia existem vários aplicativos para organizar sua agenda e gerenciar o seu tempo como o Google Agenda, por exemplo. Com uma plataforma fácil e intuitiva, você pode organizar suas tarefas a curto e longo prazo e ter uma ampla visão do que lhe aguarda antes mesmo de começar a semana. Mas se você é oldschool a boa e velha agenda também resolverá o seu problema.

Trabalhe primeiro com os assuntos emergenciais: Eu sei, parece que os assuntos urgentes abrem mais brechas para momentos de procrastinação, mas não é ruim quando algo que precisa tanto de nossa atenção acaba sendo feito de maneira rápida e superficial demais, ou acabe atrasando? Estabeleça prioridades, vença a guerra através de pequenas batalhas, divida a sua urgência em etapas, assim fica mais fácil e fluído o desenvolvimento  da tarefa. Mas se sentir que está empacado, permita-se descansar, caminhe, tome um café, dê um tempo para o seu cérebro voltar ao foco.

Desative as notificações de mensagens instantâneas: Aquela aba piscando na tela do seu computador, a luz da tela do celular que acende, o som da notificação. Se você reservou duas horas do seu dia para realizar certa atividade, tenha certeza que nada pode lhe distrair. Não me entenda mal, reservar um tempo para olhar o celular, beber uma água e esticar as pernas é importante, mas deve ser feito de forma organizada para que esse tempo não lhe faça falta no final do dia.

Saiba delegar funções: Não fará bem algum abraçar todos os compromissos e tarefas que surgirem. É muito natural que você queria monitorar de perto tudo o que acontece na sua empresa, mas isso acabará lhe deixando sobrecarregado e impedido de se dedicar a funções mais estratégicas, que são fundamentais para o seu negócio. Portanto, é fundamental estar próximo do time e saber delegar tarefas.

Respeite a sua jornada de trabalho: Longas jornadas são inimigas da produtividade. Trabalhar mais do que o suportável é uma fonte de estresse. O que resulta de uma jornada elevada é cansaço extremo e queda na qualidade de produção. Invista em um expediente aceitável e incentive seus funcionários.

Entenda: priorizar a distribuição adequada do seu tempo pode ser uma ferramenta poderosa para o crescimento do seu time. Coloque em prática aos poucos e observe os resultados, depois conta para a gente, ok?

Até a próxima!

 

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