O eSocial foi inicialmente implantado em 2015, porém, alcançou as empresas em 2018 e algumas de suas etapas ainda nem foram implementadas. Nós, da Solution, resolvemos contar para você quais foram as nossas primeiras experiências com o sistema e o que pensamos dele até agora.
O eSocial é um sistema que surgiu como resultado de uma inovação pelo programa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) para um maior controle tributário nas empresas brasileiras. Ele nada mais é do que uma plataforma, elaborada pelo Governo Federal, que concentra informações de todos os trabalhadores do país.
O eSocial centraliza as informações da empresa e seus funcionários como: folha de pagamento, afastamentos – tudo o que envolve obrigações – com o intuito de unificar em um arquivo as informações enviadas para os diversos órgãos.
Para quem se sente mais familiarizado com os termos, podemos dizer que o eSocial é como um SPED trabalhista. Isso significa que é a partir dele que são enviadas as obrigações, como por exemplo o CAGED, SEFIP, entre outras.
Em si o portal do eSocial não é de difícil manuseio, mas as empresas precisam de um sistema de folha de pagamento que dê suporte ao envio das informações para que se tenha confiança que os arquivos estão sendo enviados corretamente. A folha de pagamento tem que ser enviada detalhadamente, incluindo todas as rubricas que estão nela, porque o sistema refaz os cálculos de acordo com as informações.
Conversamos com a Relações Humanas da Solution, Katiele Mikocak dos Santos sobre as primeiras impressões que tivemos com a implementação do eSocial, então segue com a gente e vem ver o que achamos.
Como comentamos, o objetivo principal do eSocial é unificar as informações em uma única plataforma, simplificando o trabalho. Mas, segundo Katiele, durante esse momento de adaptação, os benefícios prometidos ainda não apareceram.
“Para a gente, como empresa, houve um aumento na demanda de trabalho. Por exemplo: os arquivos fiscais de folha de pagamento que nós enviamos, continuam sendo enviados da mesma forma, mas agora as mesmas informações precisam também ser encaminhadas pelo eSocial”, destacou.
Há ainda a questão dos erros. Para Katiele, quando as folhas retornam, seus erros são mal catalogados, o que os torna difíceis de serem encontrados e, dessa forma, corrigidos. “O portal não tem muitos relatórios e todas as buscas são realizadas através do CPF do funcionário, o que também atrasa na hora de localizar divergências. As empresas estavam acostumadas com sistemas simples, hoje ficou mais complexo, e as informações têm que ser exatas, caso isso não aconteça, a empresa pagará imposto errado, ou será multada, ou seja, terá prejuízo financeiro”, comenta.
Quanto às mudanças trazidas pelo sistema, Katiele afirma que o trabalho ficou mais burocrático e o prazo para envio das informações, mais apertado. “O número de documentos obrigatórios para a admissão de um funcionário aumentou, além disso, tudo tem que estar de acordo com a qualificação cadastral”, conta.
Outro ponto de mudança que podemos destacar é que as informações agora são enviadas em tempo real. Não estamos dizendo que essa é uma mudança negativa, porém, as empresas estavam acostumadas a admitir um funcionário e depois fazer os registros. Hoje, com o eSocial, ela precisa comunicar um dia antes, e essa é uma nova adaptação para as empresas.
O eSocial faz com que as empresas tenham que contar com sistemas de folha de pagamento mais bem estruturados e com consistência, para tornar mais fácil o envio das informações e o sucesso dos retornos.
Por exemplo, os cálculos das folhas de pagamento são enviados ao eSocial com todas as rubricas descritas e o sistema os refaz. Então, se há alguma divergência nos documentos ou rubricas, o arquivo XML não é enviado, isso pode gerar multa automaticamente.
O RH teve de se adaptar às mudanças trazidas pelo eSocial e tornar-se muito mais organizado. Agora nada pode ser deixado para a última hora, porque qualquer erro atrasa o envio e acarreta em multas. “Os prazos para envio de algumas informações são extremamente curtos, então todo cuidado é pouco”, afirma Katiele.
Novas obrigações surgiram e o seu RH deve estar cada vez mais atento. “Muitas empresas contavam com um departamento pessoal sem muito conhecimento e com um simples sistema de folha de pagamento. Os cálculos eram realizados e não precisava existir uma pessoa especialista, ou um sistema consistente, ajustes eram realizados direto no programa, antes de enviar os arquivos. Isso não é mais possível agora”, enfatizou.
O RH também teve que trabalhar a proatividade, pois alguns erros e situações atípicas não apresentam respostas e o suporte do eSocial ainda não sabe responder algumas perguntas. “O RH, em conjunto com as empresas fornecedoras de sistemas, tiveram que encontrar juntos uma solução para o envio das informações” destacou.
Entendemos que, em um primeiro momento, o eSocial causa um certo desconforto devido a necessidade das alterações em sistemas e processos que era realizados há anos de uma maneira diferente pelo departamento de recursos humanos.
O sistema alterou a forma como as pessoas realizam diariamente suas atividades e é natural sentir-se desconfortável para seguir novos padrões pré-estabelecidos. Porém, nós também sabemos que isso é temporário. Com o passar do tempo, assim que todos começarem a se acostumar com as mudanças e novidades, será mais fácil ver as vantagens oferecidas pelo eSocial.
A nossa conclusão é de que o eSocial é um grande desafio dentro da empresa, e que é mais complexo do que nós imaginamos. Nós acompanhamos as mudanças desde a implementação e o nosso sistema de folha de pagamentos e os recursos humanos já estão adaptados às exigências, entretanto, sabemos que conforme nos preparamos melhor, mais fácil iremos lidar com ele e melhor aproveitaremos os benefícios.
Agora, não há como escapar do eSocial. Esse sistema, que tem como objetivo controlar melhor as informações e dados das empresas em atuação no país, requer adaptações e você, gestor, deve entender como funciona e se moldar às mudanças promovidas por ele. E para nós já ficou claro que, se o setor de RH não for repensado e não estiver alinhado aos novos processos a adaptação torna-se ainda mais complicada.
O que você achou das mudanças e como está se adaptando ao eSocial?