Hoje vamos tocar em uma ferida que todos nós temos: a dificuldade em gerenciar melhor nosso tempo. Quem nunca chegou no final do dia olhou para a sua agenda e viu que não finalizou 20% das tarefas que havia previsto que atire a primeira pedra.
Segundo o portal Endeavor, somente 39% do tempo das pessoas é gasto efetivamente com tarefas que elas foram contratadas para fazer. O resto é a soma de reuniões, e-mails e busca por consolidação de informações.
Isso é grave não? Afinal você paga pelo tempo das pessoas, certo? E se estas horas não forem utilizadas da melhor forma, infelizmente seu dinheiro não estará sendo bem gasto. A gente sabe que este é o dilema de dez entre dez gestores, por isso, preparamos este post com a intenção de ajudar você a começar uma mudança na forma como você gerencia o seu tempo e o da sua equipe hoje.
Vamos lá!
Você é produtivo ou só fica muito tempo na empresa?
Lembre-se: o tempo em que um colaborador passa dentro da empresa não define se ele é produtivo ou não.
Mas como eu posso ser mais produtivo?
Provavelmente você já deve ter ouvido muito isso, mas definir prioridades é algo básico para que você consiga gerenciar seu tempo da melhor forma. Para isso, procure fazer aquilo que causa mais impacto e deixar as pequenas tarefas para serem resolvidas em outro momento. Separe o importante do urgente, caso contrário, você passará o dia equilibrando pratos e não conseguirá dar andamento em projetos realmente importantes para sua organização.
Você realmente precisa de reuniões tão longas?
Em primeiro lugar, uma reunião só pode acontecer por um bom motivo. Tenha um objetivo bem definido e elenque os resultados que se espera daquela reunião. O que será resolvido com esta conversa? Volte seu foco em resolver a pauta da reunião, evitando entrar em assuntos paralelos.
Se você parar para pensar, a maioria das reuniões não precisam ter uma, duas ou até três horas de duração e nem sempre precisam envolver todos os profissionais que estão participa do projeto. Convoque para as suas reuniões as pessoas que realmente podem contribuir. Reduzir o tempo que você gasta com reuniões ajuda você a gerenciar melhor o tempo.
É necessário ter tanto e-mail assim em minha caixa de entrada?
Se sua caixa de e-mail inicia o dia cheia e no final do expediente continua lotada você deve se perguntar: é necessário que tudo isso esteja em meu e-mail? Existem assuntos que não precisam ser resolvidos por e-mail, se você não consegue resolver seu problema em quatro linhas é porque talvez ele possa ser resolvido de outra forma.
O acúmulo de e-mails em sua caixa de entrada gera uma ansiedade desnecessária que acaba atrapalhando a execução de tarefas realmente produtivas.
A Virgin Group aboliu o uso de e-mail em um dia da semana e a Atos, empresa líder de serviços digitais, criou uma política de e-mail zero dentro da empresa e passou a utilizar outras plataformas que permitem a resolução de problemas de uma forma mais ágil.
Obviamente, existem assuntos que devem ser registrados por e-mail e, em alguns casos, não há como fugir disso.
Nada é tão inútil quanto fazer bem feito um trabalho que nunca deveria ter sido feito
O “fazer muito” e não chegar a resultado algum é algo muito comum nas empresas. É o famoso “equilíbrio de pratos” que são pequenas tarefas que não estão relacionadas às prioridades da organização. Neste caso, a dica é: defina, comunique e mantenha as prioridades. Isso permite que você e sua equipe trabalhem alinhados em um propósito se libertando das pequenas tarefas que geralmente são fontes de ansiedade para você e sua equipe.
Aprender a gerenciar o tempo é algo extremamente desafiador, mas são pequenas ações que, quando colocadas em prática em conjunto com a sua equipe, acabam por tornarem a rotina menos desgastante e mais produtiva.