Videoconferência dicas da Solution

Videoconferência: um modelo de reunião que veio para ficar?

Como você tem seguido com as suas reuniões? O que tem feito para se manter próximo da sua equipe e dos seus clientes? Estamos vivendo um momento em que, além de precisarmos ficar distantes fisicamente, precisamos estar ainda mais disponíveis para os nossos clientes e colaboradores. A videoconferência é uma ótima maneira que encontramos de nos mantermos próximos, mesmo que distantes fisicamente! 

Observamos muitas pessoas relatando as principais vantagens das reuniões remotas como, por exemplo, fugir do trânsito – o que permite um pouco mais de tempo produzindo, e menos tempo gasto no deslocamento. Você acha que após a crise, esse formato de videoconferência continuará sendo bastante utilizado? 

Além das reuniões remotas, como ficar ainda mais próximo – virtualmente – da sua equipe e dos seus clientes? Separamos algumas dicas de como driblar os efeitos do isolamento social e para que a sua videoconferência seja um sucesso. Se acomode na cadeira e preste atenção nas dicas da Solution! 

Conheça o #SolutionON

Nós da Solution migramos todos os nossos postos de trabalho para home office, pois precisávamos continuar oferecendo aos nossos clientes e usuários a mesma segurança em que já somos referência.

Durante essa adaptação, novos conceitos foram sendo percebidos e algumas crenças reforçadas. Percebemos que a nossa capacidade de adaptação foi exemplar e isso se credita ao empenho e dedicação de cada um dos nossos colaboradores para fazer isso da melhor maneira possível. 

Nossas crenças na união e na solidariedade foram reforçadas a cada nova ação. Estamos em home office a postos para que o trabalho de ninguém precise parar ou reduzir a produtividade. Esteja você trabalhando na empresa ou em casa, ESTAMOS ON pra você.

A ação conjunta de nossos colaboradores comprova que muito mais que uma empresa, nós somos a combinação de inúmeras soluções, nós somos a Solution!

A importância da videoconferência 

Parte fundamental da nossa adaptação foi a transformação das reuniões presenciais para videoconferência. Passamos a fazer reuniões remotas com as câmeras ligadas, buscando acabar com aquela sensação de solidão que muitas pessoas podem acabar sentindo durante o isolamento social. 

Estamos sempre pensando no bem-estar da nossa equipe e dos nossos clientes. Por isso, vamos compartilhar com vocês algumas das melhores ferramentas online que encontramos para fazer videoconferência e também algumas dicas para que essas reuniões remotas tenham o mesmo sucesso das presenciais. 

As nossas plataformas preferidas

As plataformas de videoconferência que mais estamos aproveitando durante essa época de home office são: 

  • Skype;
  • Google Hangouts;
  • Whereby;
  • Microsoft Teams; 
  • WhatsApp. 

O Skype, Google Hangouts e Whereby são todos bastante parecidos. Suas versões gratuitas permitem compartilhamento de tela, conversas por vídeo ou somente por áudio e muitas outras facilidades que fazem com que você consiga resolver todos assuntos necessários com quem for, em qualquer lugar e sem precisar de contato físico! 

O Microsoft Teams está com uma versão free, que é limitada a alguns recursos, porém possui um grande diferencial: a integração com o pacote de escritório “office” da própria Microsoft. 

O WhatsApp é uma ferramenta que também oferece a possibilidade de realizar videoconferência. A única diferença é que as facilidades são um pouco mais limitadas, por exemplo, a chamada de vídeo suporta, no máximo, você e mais 3 pessoas. Porém, pode ser um excelente quebra-galho, visto que não consome muito da sua internet móvel e pode te salvar naqueles dias em que o Wi-Fi não está performando tão bem! 

Boas práticas para o sucesso de uma videoconferência

Visto que muitas pessoas estão acostumadas a fazer somente reuniões presenciais, separamos algumas dicas para que você não tenha nenhum imprevisto durante aquela videoconferência com colegas de trabalho ou clientes. Vamos lá?

1 – Se você precisar fazer uma videoconferência com alguém, o ideal é enviar um convite por e-mail com a pauta ou assunto a ser tratado, e agendar com, no mínimo, 1 hora de antecedência ou, até mesmo, um turno, dependendo do assunto – se é mais corriqueiro ou complexo. Isso faz com que ninguém seja pego de surpresa! 

2 – Antes de iniciar sua videoconferência, faça um teste com os seus equipamentos na própria ferramenta que irá utilizar. Confira se a conexão com a internet está boa e se o seu microfone e a sua câmera estão funcionando perfeitamente. 

3 – Leve para a videoconferência a pauta com assuntos a serem tratados logo no início. Os participantes de uma reunião remota estão mais sujeitos à distrações do que quando a reunião é presencial. Por isso, o ideal é que a pauta ajude todos a terem um norte para seguir. 

4 – Apresente também o tempo limite que deve durar a reunião. Na Solution já utilizamos ferramentas free com tempo pré definido, obrigando a equipe a ser objetiva e focada. É como fazer reuniões em pé, onde os participantes se obrigam a focar no assunto e serem breves.

5 – Faça uma ATA (registro) do que foi definido e das pendências observadas para que sua equipe, ou se for com cliente ou fornecedor, sinta que reunião tem o objetivo de solução de problemas/desafios e não para bater papo. Na próxima reunião esta mesma ATA deve ser recuperada, no sentido de atualizar as pessoas e deixar todos alinhados.

6 – Sempre ao final, faça um resumo do que foi tratado e questione os presentes a respeito de dúvidas, sugestões, melhorias pois muitas vezes para você está confortável, porém os demais podem estar enfrentando algum problema técnico, ou mesmo sentindo-se desconfortáveis com alguma situação. Essa pode ser a sua hora de ouvir!

O que achou das nossas dicas? Não deixe de conferir o nosso artigo “Como um bom ERP pode facilitar o seu trabalho remoto” para entender outras formas que a Solution tem de te oferecer sucesso durante o isolamento social.

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