A classificação e categorização de produtos em um Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, ou ERP, são práticas essenciais para qualquer empresa que busca otimizar operações e melhorar a eficiência da gestão de estoque.
Com essa ferramenta, é possível estabelecer a organização sistemática das mercadorias, facilitando o controle, a rastreabilidade e a análise de dados relativos a elas.
Quer compreender melhor como essas atividades podem ser realizadas no ERP e como essa prática contribui para uma gestão eficiente de estoques? Continue a leitura!
O que é a classificação e categorização de produtos no ERP?
Essas atividades no ERP envolvem a organização de produtos em grupos específicos com base em características em comum. Esses agrupamentos podem ser definidos por uma variedade de critérios, como uso, público-alvo ou outros diversos atributos relevantes.
Vale a pena mencionar que a classificação se refere à atribuição de mercadorias a classes maiores, enquanto a categorização tende a incluir a subdivisão dessas classes em categorias menores.
A importância de ambas está na capacidade de organizar informações de maneira lógica e eficiente. Esse trabalho é algo que facilita a localização e análise de dados, permitindo uma melhor tomada de decisão.
No contexto de um ERP, onde uma grande quantidade de informações costuma ser gerida diariamente, a estruturação adequada dos produtos é fundamental para a manutenção de um fluxo de trabalho eficiente e produtivo.
Como realizar a classificação e categorização de produtos no ERP?
O primeiro passo para essas atividades consiste na identificação dos critérios de classificação. Eles podem variar dependendo do tipo de negócio e da indústria, mas geralmente incluem:
Tipo de produto: trata-se da classificação por categoria geral do produto, como roupas, alimentos e eletrônicos.
Uso ou função: informa como o produto é usado, se é industrial ou comercial, por exemplo.
Público-alvo: é a segmentação com base no mercado consumidor.
Marca ou fabricante: esse é um dado importante quando se deseja organizar por marcas específicas ou fabricantes.
Preço: a organização por faixas de preço contribui para facilitar a análise de custo-benefício.
Ciclo de vida do produto: é um dado que demonstra se os produtos são novos, maduros ou obsoletos.
Região de venda: é um critério focado na segmentação baseada na área geográfica onde o produto é comercializado.
Características técnicas: demonstra detalhes específicos sobre as especificações técnicas do produto.
Esses acima são alguns dos principais critérios que costumam ser adotados nessa primeira etapa.
Criação de estrutura de classificação
Após definir os critérios, a próxima etapa é criar a estrutura de classificação dentro do ERP. É o momento de estipular a hierarquia de produtos, apresentando categorias principais e subcategorias. Por exemplo, dentro da categoria de tratores, é possível incluir tratores compactos e tratores de alta potência.
Nesse sentido, uma plataforma que se destaca é o Solution ERP, da Aliare. Isso porque ela consegue criar um controle por grupo, subgrupo, segmento e até subsegmento.
Outros aspectos relevantes na criação dessa estrutura são:
Atributos personalizados
Adicionar campos personalizados para capturar informações específicas do produto é algo interessante para a classificação. Esses detalhes podem incluir cor, tamanho, peso ou qualquer outra especificação relevante.
Códigos de produto
Atribuir códigos únicos para cada produto facilita a rastreabilidade e a busca de itens. Os códigos podem ser alfanuméricos e devem seguir uma lógica consistente que auxilie na identificação e organização de todas as mercadorias.
Implementação no ERP
Com a estrutura definida, é hora da implementação no ERP. Uma etapa inicial nesse processo consiste em personalizar o ERP para suportar a estrutura de classificação que é interessante para a sua empresa. Isso geralmente engloba a modificação de campos existentes e a criação de novos módulos para acomodar o que é necessário.
Posteriormente, é necessário iniciar a transferência de dados de produtos existentes para a plataforma. É importante garantir que todas as informações sejam precisas e atualizadas antes desse trabalho a fim de evitar inconsistências.
O treinamento de usuários da ferramenta é essencial para assegurar que toda a equipe compreenda como utilizar a ferramenta. Essa capacitação deve abranger desde a navegação básica até o uso avançado de funcionalidades específicas da classificação e categorização.
Por fim, é importante realizar testes para garantir que a nova estrutura funcione conforme esperado. Isso inclui verificar se os produtos estão sendo classificados corretamente e se todas as funcionalidades associadas estão operacionais.
Principais vantagens da classificação e categorização de produtos no ERP
Uma das maiores vantagens é a melhoria na gestão de estoque. Dedicar atenção a classificação e categorização de produtos é sinônimo de obter maior precisão no controle de inventário. É algo que vai tornar mais simples a contagem e o monitoramento dos produtos à disposição.
Outro benefício dessas atividades é a diminuição da chance de erros humanos ao lidar com grandes volumes de dados. Uma estrutura clara de classificação reduz a ambiguidade e facilita a identificação correta de mercadorias.
Esse bom uso do ERP é interessante, ainda, porque permite rastrear produtos específicos com facilidade. Isso é especialmente importante para indústrias que precisam garantir a conformidade com normas regulatórias.
Além disso, com dados melhor organizados, é possível realizar previsões de demanda mais precisas, ajudando a planejar a reposição de estoque de maneira eficiente.
Outros benefícios de classificação e categorização
Um atrativo relevante obtido ao adotar a classificação e categorização no ERP é que, com categorias bem definidas, é possível identificar padrões de consumo e ajustar a produção e os pedidos de compra de acordo.
Outro destaque fica por conta da provável redução de custos alcançada. Essa plataforma vai ajudar a identificar e eliminar ineficiências na cadeia de suprimentos. Com uma visão clara do inventário e das necessidades de reposição, é possível evitar compras excessivas e minimizar o desperdício.
O ERP bem aplicado no dia a dia também colabora para a possibilidade de geração de relatórios detalhados com base em categorias específicas. Isso possibilita uma análise aprofundada de vendas, margens de lucro, e desempenho de produtos.
Como fazer uma gestão eficiente de produtos no ERP
A fim de manter a eficiência da classificação e categorização de produtos, é essencial realizar um monitoramento contínuo. Por exemplo, investir em auditorias periódicas ajuda a assegurar que os dados relacionados às mercadorias estejam corretos e atualizados. Esse procedimento contribui para identificar e corrigir discrepâncias antes que elas se tornem problemas significativos.
A revisão de categorias é outra ação a adotar. É importante ajustá-las conforme necessário ao longo do tempo para refletir mudanças no mercado ou na linha de produtos. Isso garante que a estrutura de classificação permaneça relevante e útil.
Não deixe também de coletar feedback dos usuários do ERP para identificar áreas de melhoria e ajustar a estrutura de classificação conforme necessário é um diferencial que pode ajudar a empresa a atingir os resultados esperados.
A gestão eficiente de produtos no ERP passa ainda por outras ações possíveis. Algumas delas são:
Automação de processos
A automação de processos tende a aumentar a eficiência na gestão de produtos. Por exemplo, investir para automatizar tarefas como atualização de inventário e geração de relatórios libera tempo da equipe para a concentração em atividades de maior valor agregado.
Outro ponto possível de melhoria é configurar alertas automáticos para situações como baixos níveis de estoque ou a necessidade de reordenar mercadorias. Isso ajuda a garantir a disponibilidade contínua de produtos.
Treinamento e Capacitação
Investir no treinamento e capacitação dos funcionários é imprescindível para a gestão eficiente de produtos. Quando a equipe consegue entender como extrair o melhor do ERP, são colocadas em prática as melhores práticas de classificação.
Por isso, é importante que todos os usuários estejam familiarizados com as funcionalidades do sistema e saibam como utilizá-las de maneira eficaz.
Mesmo com esse alto grau de conhecimento dos colaboradores, faz toda a diferença investir em workshops para aprimoramento de conhecimentos, documentação objetiva e fácil de compreender, além de suporte técnico para sanar dúvidas e resolver problemas.
Esses são alguns recursos que tendem a aprimorar a gestão eficiente de produtos no ERP.
Futuro da classificação e categorização de produtos no ERP
Há muitos recursos modernos que prometem melhorar bastante a utilização do ERP por parte das empresas, inclusive no que se refere à classificação e categorização de produtos, mas também de modo mais amplo.
Por exemplo, o uso de inteligência artificial, ou IA, e machine learning tem tudo para ser de grande valia nessas atividades. Algoritmos avançados podem analisar grandes volumes de dados e identificar padrões que não são facilmente perceptíveis para os humanos.
Esses recursos contribuem para aprimorar a melhorar a previsão de demanda de produtos e possibilitam criar recomendações personalizadas para clientes de modo mais objetivo e simples.
IoT e Gestão de Estoque em Tempo Real
A Internet das Coisas, ou IoT, ajuda cada vez mais a realizar uma gestão de estoque em tempo real, proporcionando uma visão precisa e atualizada do inventário. Por exemplo, sensores e dispositivos conectados conseguem monitorar a quantidade de produtos disponíveis de modo a evitar tanto rupturas como estocagem acima do necessário.
Além disso, melhora a rastreabilidade de produtos, especialmente em cadeias de suprimentos complexas.
ERP: essencial para otimizar operações
A classificação e categorização de produtos em um ERP é uma prática essencial para qualquer empresa que busca otimizar suas operações e melhorar a eficiência da gestão de estoque.
É um processo que facilita a localização e rastreamento dos itens, mas vai além: também permite uma análise aprofundada dos dados gerados pela companhia, contribuindo significativamente para a tomada de decisões estratégicas.
No entanto, a implementação adequada dessa estrutura dentro do ERP, começando pela personalização do sistema e transferência precisa dos dados, seguida de treinamento abrangente dos usuários e testes rigorosos, é essencial para alcançar o resultado esperado.
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