É fato que diversas organizações enfrentam atualmente inúmeros desafios relacionados à gestão eficiente de recursos, otimização de processos e manutenção de competitividade no mercado. E essas são questões que podem ser preocupantes em um setor como o agronegócio, bastante acirrado mundialmente.
Duas áreas críticas em que muitas companhias frequentemente passam por desafios são a prevenção de perdas e a gestão da obsolescência. Felizmente, um software ERP, ou Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais, consegue auxiliar na superação deles.
Quer entender melhor quais são as fontes desses problemas, como prever e evitá-los com o suporte desse tipo de tecnologia? Então, este conteúdo vai ser bastante útil.
Quais fontes de perdas podem impactar um negócio?
As origens de prejuízos podem ser bastante variadas no dia a dia de uma organização. Uma delas consiste nas perdas de inventário, como a quebra de produtos durante o armazenamento ou transporte. O roubo de mercadorias por funcionários ou terceiros e a falha no controle de estoque também são aspectos importantes nesse sentido.
Outras fontes de perda são:
Perdas operacionais
A ineficiência de processos, que resultam em tempo e recursos desperdiçados, é um desafio a ser enfrentado. A padronização e a otimização deles são fundamentais para minimizar esse problema.
Outra questão relevante quando se fala de perdas operacionais são os erros humanos, falhas que levam a lapsos na produção, armazenamento ou expedição de mercadorias.
E ainda há a quebra de equipamentos ou manutenções inadequadas, que interrompem a produção.
Perdas financeiras
Descontos e promoções são boas maneiras de conquistar e fidelizar clientes, inclusive no setor agro. No entanto, quando são excessivos, prejudicam as empresas por resultarem em margens de lucro baixas demais. Eventualmente, os ganhos se tornam até inexistentes.
Outro ponto que leva a perdas financeiras são devedores inadimplentes, clientes que não pagam suas faturas, impactando o fluxo de caixa.
Quais são as fontes de obsolescência em uma empresa?
Uma das principais situações a serem encaradas na gestão de obsolescência em um negócio são as alterações nas preferências dos consumidores ou surgimento de novos concorrentes, que podem tornar produtos atuais em estoque ultrapassados.
Agora, esse não é o único desafio nesse sentido. Veja alguns outros:
Inovações tecnológicas em relação a produtos
Há avanços tecnológicos que tornam produtos existentes ultrapassados e, eventualmente, os itens à venda deixam de gerar interesse.
Obsolescência tecnológica de sistemas
O uso de sistemas antigos que não suportam novas funcionalidades ou são incompatíveis com tecnologias modernas são algo que podem impactar muito o cotidiano de uma organização, levando inclusive a prejuízos financeiros.
Equipamentos de produção
Máquinas e equipamentos antigos eventualmente passam a não atender mais aos padrões de eficiência ou qualidade e isso é um óbice na manutenção de um bom atendimento ao cliente.
O ERP no dia a dia das empresas
A implementação de um sistema ERP tem potencial para transformar significativamente o cotidiano de uma empresa, pois integra diversos processos em uma única plataforma. Algumas das atividades realizadas por meio dele são:
Cadastro de produtos
O cadastro de produtos é uma das primeiras e mais importantes etapas na utilização de um ERP. Trata-se de um processo que envolve a entrada detalhada de informações sobre cada item que a empresa comercializa ou utiliza em suas operações.
Cada item deve ser registrado com informações precisas, como descrição, código de barras, categoria, unidade de medida, fornecedores associados e dados de custo e preço de venda. Posteriormente, o cotidiano da companhia fica mais prático com essas informações no sistema.
Recebimento de mercadorias
O processo de recebimento de mercadorias é um aspecto crítico em que o ERP demonstra sua eficiência.
Quando uma entrega chega, os dados da ordem de compra são automaticamente comparados com os produtos recebidos. Isso inclui quantidades, especificações e condições das mercadorias.
Qualquer discrepância entre o pedido e o recebimento é imediatamente registrada e sinalizada para que as ações corretivas sejam tomadas. Os estoques são atualizados em tempo real, refletindo as novas quantidades disponíveis. Isso ajuda a manter a precisão dos níveis de estoque e a disponibilidade dos produtos.
Com tudo registrado, cada movimentação de produto dentro da empresa é rastreada e registrada. Isso inclui transferências entre armazéns, ajustes de inventário, vendas e devoluções.
E esse controle minucioso faz toda a diferença na hora de evitar perdas.
Como evitar perdas com o ERP
Um dos meios pelos quais um software de ERP pode auxiliar para evitar perdas é por meio da gestão de inventário. Com ferramentas como o Solution ERP, da Aliare, é possível monitorar o estoque em tempo real.
Esse tipo de plataforma também é bastante útil para automatizar reposições de mercadorias e processos que são feitos manualmente por algumas organizações. São ações essenciais para reduzir erros humanos e melhorar a eficiência geral da companhia.
Outro recurso interessante dessa tecnologia e que também está presente no Solution ERP é a capacidade de auxiliar no agendamento de manutenção de maquinário, o que leva à diminuição de perdas operacionais.
Outros meios pelos quais um ERP atua para diminuir perdas são:
Relatórios financeiros detalhados
Esse tipo de ferramenta permite a geração de relatórios financeiros precisos e em tempo real para monitorar a saúde financeira da empresa e identificar áreas de melhoria. A análise detalhada desses conteúdos permite a identificação rápida de problemas e a implementação de medidas corretivas.
Gestão de crédito e cobrança
Com esse software, é mais simples realizar o monitoramento dos clientes inadimplentes e a automação dos processos de cobrança. É algo que tende a impactar positivamente o fluxo de caixa. A automação dos processos de cobrança reduz o tempo e o esforço necessários para recuperar valores devidos, melhorando o fluxo de caixa.
Gestão de promoções
Essa tecnologia muitas vezes permite a análise do impacto das promoções e descontos nos negócios, evitando a redução excessiva de margens de lucro.
Vale a pena destacar que essas são apenas algumas das possibilidades de prevenção de perdas com o auxílio de um software ERP e que há muitas outras possíveis, dependendo da qualidade da ferramenta à disposição.
Como evitar a obsolescência com o ERP
Para oferecer a empresas do segmento do agro indicadores de fácil leitura e compreensão sobre áreas relevantes para tomar decisões sobre o negócio, o ERP Solution apresenta uma nova simbologia, chamada de Atributos. Um dos benefícios que ela traz é facilitar a identificação de itens que estão em processo de obsolescência.
Agora, há outras vantagens que ferramentas ERP também trazem para o dia a dia dessas companhias a fim de dirimir a defasagem tanto de produtos como de outras tecnologias. Por exemplo, há softwares que são equipados com recursos avançados de análise de dados que ajudam a prever tendências e tomar decisões bem informadas.
Além disso, muitos modelos de ERP permitem a integração contínua de novas tecnologias e ferramentas. Assim, fica mais simples para organizações continuarem na vanguarda da inovação, já que é facilitado o processo de adaptação às mudanças do mercado.
E ainda há outras possibilidades desse tipo de ferramenta para ajudar a evitar a obsolescência. Veja:
Manutenção preventiva
Com o ERP, é mais fácil prever quando os equipamentos precisam de manutenção preventiva, o que prolonga a vida útil e eficiência dos equipamentos.
Flexibilidade e escalabilidade
Os ERPs são projetados para serem altamente flexíveis e escaláveis, o que ajuda organizações a ajustarem as operações conforme suas necessidades mudam. Isso é essencial para garantir uma adaptação rápida a mudanças no mercado a fim de evitar a obsolescência.
Outras vantagens do uso de ERP na prevenção de perdas e obsolescência
Além dos benefícios já citados anteriormente, há outros que podem ser proporcionados por sistemas ERP para a prevenção de perdas e a gestão da obsolescência.
Um dos principais é a centralização das informações. Ao aderir a essa plataforma, todos os dados relevantes, desde inventário até finanças, são armazenados em um único local. Isso facilita o acesso e a análise de informações essenciais para uma tomada de decisão rápida e precisa. A centralização das informações dados a necessidade de múltiplos sistemas isolados e reduz o risco de erros devido à falta de comunicação entre departamentos.
Outro atrativo é que a melhora operacional proporcionada por esse tipo de recurso viabiliza tempos de resposta mais rápidos. E o alto nível de transparência e objetividade nos registros da empresa também é algo benéfico, já que aprimora o controle sobre todas as operações da empresa. É algo que tem potencial, inclusive, para facilitar a conformidade com regulamentações e normas do setor, reduzindo o risco de penalidades e multas.
Com todos esses atrativos, o ERP acaba influenciando positivamente a satisfação do cliente e, consequentemente, a fidelidade ao seu negócio.
ERP: solução para crescimento estratégico no agro
Por conta de todas as vantagens que apresenta, um sistema ERP transcende a simples resolução de problemas operacionais e se torna um pilar fundamental para a sustentabilidade e o crescimento estratégico das empresas no setor agroindustrial.
Esse sistema oferece uma abordagem holística que integra todas as áreas da empresa, desde o inventário e a logística até a gestão financeira e a manutenção de equipamentos. Por isso, é bastante completo para ajudar a enfrentar diretamente as causas raízes de perdas e obsolescência.
A centralização de informações proporcionada pelo ERP não só facilita a tomada de decisões rápidas e precisas, mas também promove uma cultura de transparência e responsabilidade dentro da organização. Esse nível de visibilidade permite que os gestores identifiquem e mitiguem riscos de forma proativa, evitando que pequenas ineficiências se transformem em grandes problemas.
Além disso, a capacidade dessa plataforma de automatizar processos e integrar novas tecnologias garante que as organizações se mantenham plenamente atualizadas. Essa é uma qualidade essencial em um mercado dinâmico com concorrentes mundialmente, em que a obsolescência pode rapidamente corroer a vantagem competitiva de uma empresa.
A flexibilidade e a escalabilidade dos sistemas ERP permitem uma adaptação rápida às mudanças do mercado, garantindo que as operações permaneçam eficientes e alinhadas com as tendências emergentes.
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