No mercado atual, obter uma gestão empresarial eficiente consiste também em entender que toda empresa compreende um grande volume de processos. Por isso, ter uma gestão de processos bem estruturada é essencial para obter bons resultados, e para isso existe o Business Process Management, ou BPM.
É por meio do BPM que a gestão será capaz de desenhar, visualizar e otimizar processos, garantindo o fluxo adequado dos processos de negócio e seus resultados. Sendo assim, no artigo a seguir vamos explorar um pouco mais sobre o BPM e como ele pode otimizar processos de negócio em qualquer empresa.
Então continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto.
O que é BPM?
BPM é a sigla em inglês para Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio em português. Basicamente, o BPM consiste na melhoria de processos com base em uma gestão mais alinhada com as necessidades e objetivos da empresa.
O objetivo do BPM é identificar, diagnosticar e, se necessário, redesenhar todos os processos da empresa, desde a base operacional até a gestão. Para isso, os processos são divididos em diferentes níveis, sendo eles:
Processos Primários
São os processos essenciais da empresa e que geralmente estão ligados a uma entrega de valor direto para o cliente. Por exemplo, setores que são o ponto de contato principal do cliente e ligados ao customer experience, como marketing, vendas, entregas e atendimento ao cliente são compostos por processos primários de negócio.
Processos de Suporte
Os processos de suporte são processos que apoiam os processos primários e tem como objetivo garantir o seu sucesso. Em resumo, processo de suporte não estão ligados de forma direta ao cliente e sua experiência, mas dão o apoio necessário a outras áreas para que elas alcancem os resultados esperados. Dentre os setores que possuem processos de suporte estão os de TI, contabilidade, RH e infraestrutura.
Processos de Gestão
Também chamados de processos de gerenciamento ou gerenciais, os processos de gestão consistem no controle e monitoramento dos outros processos para entender o desempenho da organização como um todo. Em suma, esses processos estão ligados à gestão da empresa e lidam diretamente com metas, métricas e indicadores. Nestes processos geralmente estão envolvidos o planejamento estratégico, controle de qualidade e governança corporativa.
No BPM todos os níveis exigem um gerenciamento adequado e um conhecimento profundo de como os processos acontecem, além de um mapeamento detalhado e preciso. Dito isso, fica a questão sobre como o BPM funciona na prática.
Por isso, no tópico a seguir veremos como funciona a implementação do BPM, além de alguns exemplos práticos.
BPM na prática
Uma vez conhecidos os processos e seus diferentes níveis, é necessária a implementação do BPM frente aos processos das empresas. Resumidamente, essa implementação acontece em diferentes fases.
As fases do BPM consistem em diferentes etapas, que contemplam desde o diagnóstico até a definição de melhorias.
Planejamento
A fase de planejamento é uma etapa para projetar o alinhamento estratégico entre a empresa e seus processos. O foco fica por conta de diagnosticar e planejar as inciativas de BPM de acordo com as estratégias da empresa a curto, médio e longo prazo.
Além disso, essa fase visa entender os processos para então dar uma visão geral e de caráter diagnóstico acerca do BPM, baseando-se em fatores como escopo, custo e prazos. Além disso, é nessa fase que os processos encontram os objetivos estratégicos.
Por exemplo, se uma empresa tem como objetivo aumentara produtividade em 5%, ela deve então compreender como os processos podem contribuir para isso. Assim, é possível remodelar processos de acordo com esses objetivos estratégicos, o que nos leva à fase seguinte: a modelagem de processos.
Modelagem
Consiste no levantamento do chamado estado AS-IS dos processos, momento no qual é definido a forma que os processos estão acontecendo atualmente. O objetivo nesta fase é apenas definir como estão os processos, sem nenhuma avaliação dos processos em si. Esta fase é caracterizada pelo mapeamento de processos, que consiste em 3 etapas distintas, sendo elas:
AS IS: etapa de levantamento de como os processos acontecem atualmente. O objetivo é definir o estado atual dos processos e gerar um panorama geral.
TO BE: etapa de redesenho dos processos de um ponto de vista futuro, reavaliando a eficácia e fluidez do processo. Aqui ferramentas como mapas de processo podem ajudar.
TO DO: Etapa na qual o mapeamento de processo é colocado em prática, identificando as principais tecnologias e metodologias necessárias, como no caso da automação de processos.
Simulação
Essa fase é marcada pela transformação dos processos em modelos que possam ser simulados e quantificados. Sendo assim, é durante a simulação que os processos são testados em diferentes cenários como forma de verificar seus resultados.
A partir disso, é possível dizer, de um ponto de vista matemático, a efetividade dos processos adotados pela empresa. Esta é uma etapa opcional nas fases do ciclo BPM, uma vez que nem todos os processos necessariamente precisam de uma simulação como forma de comprovar sua eficácia.
Execução
A execução é a fase na qual o processo acontece de fato, contemplando etapas como implementação de novos processos, treinamento e desenvolvimento de times acerca do processo e automação. Nesta etapa, o ponto focal é a é a implementação do que foi planejado e daquilo que foi comprovado na etapa de testes
Sendo assim, a etapa de execução nada mais é do que colocar em prática tudo o que foi planejado e testado. Uma parte importante da fase de execução é a coleta de dados de performance como base para a próxima fase do BPM: o monitoramento.
Monitoramento
Nesta fase acontece o controle dos resultados dos processos, sendo uma etapa na qual os indicadores-chave (KPIs) e métricas de performance fazem toda a diferença. É nesta etapa que o gestor consegue definir se os processos estão de fato acontecendo conforme o planejado e se o desempenho obtido é de fato satisfatório.
Portanto, na fase de monitoramento, o uso de sistemas de gestão (BPMS) para coleta e monitoramento de performance em tempo real são essenciais. Dessa forma, a empresa terá informações sólidas para o processo decisório, além de uma base para remodelagem ou melhoria.
Melhoria
Por fim, é na fase de melhoria que os erros identificados na fase de monitoramento são remediados, com foco na melhoria dos processos. Nesta fase, o objetivo é o desenvolvimento e a proposição de melhorias em relação a todos os problemas identificados.
Desse modo, os dados coletados são analisados e utilizados como forma de definir se um processo foi de fato eficaz e quais melhorias podem ser adotadas. Por exemplo, se a implementação de uma nova rota processo logístico de uma empresa não atingiu os resultados projetados, existe uma lacuna que dá espaço para melhorias.
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