Em pesquisa, o IBGE mostra que 48% das empresas brasileiras fecham em até três anos. Após 5 anos, esse índice sobe para 63%, sendo que a taxa de sobrevivência é de apenas 36,3%. A falta de uma gestão eficiente é apontada como um dos principais motivos que levam à falência.
Nesse contexto, a adoção de um ERP pode ser uma estratégia vantajosa para otimizar o controle, visto que a solução busca integrar diferentes dados, setores, processos e pessoas em um só lugar.
Apesar disso, muitos gestores ainda têm dúvidas sobre o funcionamento e implementação de um ERP. Por isso, preparamos esse guia completo para discutirmos o que é a ferramenta, como ela funciona e quais são os principais módulos que compõem o sistema. Além disso, falamos também sobre sua importância para uma gestão eficiente. Vamos lá!
O que é um ERP e como ele funciona?
O ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, é um software criado para automatizar processos e integrar todas as atividades da empresa. Sua principal função é criar uma base de dados operacional para uma gestão eficiente, facilitando o trabalho sincronizado de diferentes pessoas e departamentos.
Por integrar todas as operações de negócio em um único lugar, o ERP proporciona uma visão completa sobre a empresa, o que facilita a comunicação entre os times e o compartilhamento de informações entre diferentes setores. Essa vantagem permite tomadas de decisão mais conscientes, além de beneficiar a gestão.
Segundo a Pesquisa anual do Uso da TI, desenvolvida pela Fundação Getulio Vargas (FGV), 84% das empresas já fazem uso de algum tipo de ERP. Os resultados levaram em conta respostas de mais de 10 mil empresas em diversos setores da economia.
Como surgiu o ERP?
O “avô” do ERP surgiu nos anos 20, com o Economic Order Quantity (EOQ), um sistema em papel desenvolvido pelo engenheiro Ford Whitman Harris. Essa ferramenta estabeleceu-se como padrão para programar e controlar a produção durante décadas.
No entanto, foi apenas em 1964 que a fabricante de ferramentas Black and Decker inovou ao se tornar a primeira empresa a utilizar o Material Requirements Planning (MRP). Essa solução combinava conceitos do EOQ com um computador mainframe, sendo um marco importante na evolução dos sistemas de gestão empresarial.
Ao longo das décadas de 70 e 80, os sistemas MRP evoluíram para o Manufacturing Resource Planning (MRP II), que apresentava um sistema modular como componente chave de arquitetura de software, além de ter ampliado seu escopo para além do gerenciamento de materiais.
Nos anos 1990, foi quando o termo ERP começou a ser empregado para descrever sistemas de software que uniam múltiplos processos empresariais. Isso ocorreu como resposta à necessidade da empresa por uma abordagem mais abrangente para o gerenciamento de seus recursos e processos.
Desde então, os sistemas ERP têm evoluído constantemente, atingindo um patamar de grande importância no suporte à gestão integrada dos negócios.
Os principais módulos de um ERP
Um sistema ERP é composto por diversos módulos, que correspondem a diferentes áreas e processos da empresa. Esses módulos são projetados para atender às necessidades específicas de cada departamento, ao mesmo tempo em que se integram em harmonia para uma gestão eficiente.
Com isso em mente, conheça os principais módulos encontrados em um ERP:
1- Finanças
O módulo de finanças de um ERP serve para otimizar a gestão das finanças. Isso é feito por meio do controle e acompanhamento das receitas e despesas, além de análises por meio de fluxos. Entre suas funções estão:
- Registro e a análise de transações financeiras;
- Gerenciamento de contas a pagar e a receber;
- Controle de fluxo de caixa.
2- Controladoria
Focado no gerenciamento contábil, o módulo de controladoria auxilia na gestão fiscal e patrimonial da empresa. Para isso, ele utiliza recursos como:
- Escrituração;
- Apuração de impostos;
- Controle de ativos;
- Gestão orçamentária.
3- Comercial
A área de vendas de um ERP auxilia na gestão comercial e no atendimento ao cliente, sendo um dos módulos mais usados no varejo. Ele auxilia em atividades como gestão do varejo e distribuição, franquias, vendas e CRM. Dessa forma, é possível ter um amplo controle das atividades de vendas, desde a cotação até a entrega do produto.
4- Logística
Outra área que se beneficia de um módulo ERP é a logística, onde ele auxilia na otimização dos processos de distribuição. Recursos como controle de estoque, rastreamento de remessas, gerenciamento de pedidos, análise de dados, gerenciamento de múltiplos endereços são comuns nesse módulo.
5- Suprimento
Além do controle de estoque, planejamento de demanda e gestão de fornecedores, o módulo de suprimento pode ajudar em tarefas como aquisição, recebimento, armazenamento e distribuição de materiais. Dessa maneira, a cadeia de suprimentos é otimizada de ponta a ponta.
Esses são apenas alguns exemplos de módulos comuns em ERPs, podendo variar de acordo com o fornecedor.
Os benefícios do ERP para uma gestão eficiente
A implementação de um software ERP pode ser o melhor caminho para uma gestão efetiva da empresa. Seu uso traz uma ampla variedade de benefícios para a empresa, tais como:
- Centralização de informações: isso ajuda a eliminar a duplicação de informações, além de fornecer uma fonte de dados realmente confiável para consulta;
- Redução de erros e gargalos: a automatização de processos faz com que o sistema substitua pessoas na execução de tarefas rotineiras. Como resultado, é possível minimizar o número de falhas humanas, além de liberar os colaboradores para realizar tarefas que agregam mais valor ao negócio;
- Tomada de decisões informada: todas as informações presentes no sistema ERP são altamente confiáveis e atualizadas constantemente. Com isso, os gestores podem ter uma clara visão dos processos e usar as informações para tomar decisões estratégicas;
- Melhoria na comunicação interna: os dados são atualizados de forma instantânea, permitindo que todos os setores possam acessar o ERP para executar operações. Como resultado, isso diminui os ruídos e agiliza a comunicação entre os colaboradores;
- Fim das planilhas: em muitas empresas, é comum que cada departamento tenha sua planilha ou outro dispositivo de controle. Porém, isso propicia o desencontro de informações entre setores. Com o ERP, é possível gerenciar os dados de forma integrada dentro do sistema, eliminando a necessidade de outros tipos de ferramentas;
- Aumento da produtividade: um sistema ERP impulsiona a produtividade ao otimizar a execução de processos e operações empresariais, abrangendo a otimização de recursos, a mitigação de gargalos e o controle de ponta a ponta de um negócio.
As etapas de implementação de um ERP
Para uma implementação bem-sucedida, é essencial que a empresa respeite as seguintes etapas:
1- Inicialização
Nesse estágio é feita uma reunião de abertura entre a empresa desenvolvedora da solução e a contratante, onde o objetivo é definir as atribuições de cada participante e atualizar o escopo do projeto. Nessa fase, o plano de projeto é apresentado para a empresa contratante, a fim de que ela possa validá-lo ou solicitar alterações.
2- Planejamento
Durante a etapa de planejamento, o foco é a estruturação do novo sistema de gestão. Para isso, é feita uma análise detalhada dos processos que estão em vigor para entender como eles funcionam e conversam entre si. Com base nesse levantamento, é feita a definição do plano do projeto.
Essa fase também engloba a definição do plano detalhado para a implementação do ERP (Enterprise Resource Planning), o que inclui a configuração do sistema, definição das funcionalidades do software, cadastro de usuários, entre outras atividades.
3- Execução
Durante a fase de execução, o sistema é configurado para atender às demandas específicas da empresa. É neste ponto que as primeiras integrações do ERP com outros sistemas ocorrem, juntamente com simulações de funcionalidades e testes de integração.
4- Homologação
Na etapa de homologação, o ambiente oficial é preparado para a entrada em produção. É nesse momento que a empresa desenvolvedora do software pode realizar acompanhamentos com a contratante, assegurando o pleno funcionamento dos recursos do ERP e que o sistema esteja pronto para ser utilizado de maneira confiável.
5- Produção
Por fim, o sistema ERP torna-se oficialmente parte do dia a dia da empresa. Os usuários passam a usufruir de todos os recursos da ferramenta e, com isso, garantir todos os benefícios que listamos anteriormente.
A importância da implementação correta para uma estratégia de sucesso
A implementação de um sistema ERP pode ser um processo complexo, por isso requer um planejamento cuidadoso. A má execução pode levar a uma ideia equivocada sobre a solução, de que ela é difícil de ser manuseada, não funcionará corretamente ou então não conseguirá suprir as necessidades de negócio.
Por outro lado, quando a implementação é bem-sucedida, essas ideias não ganham força. Os usuários compreendem todas as funcionalidades da solução, como é possível usá-las e, principalmente, como é possível se beneficiar.
Por ser um procedimento tão importante — que determinará o sucesso da estratégia —, a empresa deve contar com uma equipe qualificada e experiente, capaz de auxiliar em todas as etapas de implementação. Além disso, é importante que, durante todo o processo, mantenha-se uma comunicação fluida para assegurar que as partes envolvidas estão absorvendo as informações e compreendendo a importância do projeto.
O ERP Solution é a solução ideal para sua empresa
O ERP Solution é um software de gestão desenvolvido pela Aliare que assume o posto de tecnologia mais usada por concessionárias agrícolas brasileiras.
A solução possui módulos voltados para:
- Gestão de vendas;
- Relacionamento com clientes e fornecedores;
- Controle de estoque;
- Finanças;
- Contabilidade.
Na prática, essa solução procura resolver tanto questões abrangentes quanto as mais específicas. Na gestão de estoque, por exemplo, a ferramenta pode ser aplicada para planejar e controlar os materiais e insumos e reduzir desperdícios e perdas.
Mais do que um software, o ERP Solution é uma plataforma que colabora para a otimização do tempo e a produtividade no agronegócio. Leve essa revolução tecnológica para a sua empresa. Entre em contato com nosso time e conheça o ERP Solution!
