Na constante busca pela eficiência operacional, gestores de concessionárias agrícolas têm considerado cada vez mais a contratação de um serviço de ERP (Enterprise Resource Planning). Esse tipo de ferramenta oferece módulos para automação de processos, integração de sistemas internos, gerenciamento de dados, entre outras tarefas empresariais.
No entanto, só a implementação de um software ERP não garante uma transformação automática na empresa. Para atingir esse objetivo, é indispensável investir na capacitação e no treinamento das equipes que irão operar o sistema.
Por isso, hoje trouxemos esse guia completo para discutir o impacto de capacitar as equipes para o uso do ERP no setor de concessionárias agrícolas. Neste material abordaremos temas, como benefícios da tecnologia, métodos de aprendizagem, dicas práticas adaptadas à realidade do setor e muito mais!
Por que implementar um sistema ERP?
O ERP é um sistema projetado para integrar, coletar, armazenar e processar dados em tempo real, sendo um aliado estratégico para a gestão de itens como máquinas agrícolas, por exemplo. Ele centraliza as informações referentes a diversos departamentos da empresa em uma única plataforma, além de ser integrado aos outros sistemas.
Sua principal função é oferecer uma visão holística do negócio, permitindo que os gestores acompanhem os processos de ponta a ponta.
Dados da Fundação Getúlio Vargas (FGV) mostram que 84% das empresas já utilizam algum tipo de ERP porque, além de proporcionar maior visibilidade sobre as operações empresariais, contribuem para:
- Aumento da produtividade do time: graças à automação de tarefas, as atividades são executadas com mais agilidade. Além disso, os colaboradores passam a ter mais tempo para se dedicarem a funções mais estratégicas que rotineiras;
- Diminuição de erros: a automação de tarefas, aliada à centralização de informações e à padronização de processos, permite que as atividades sejam desempenhadas de forma adequada, o que resulta em menos erros humanos;
- Centralização de informações: a partir do ERP é possível eliminar a duplicidade das informações, uma vez que todos os dados são dispostos em um único ambiente para consulta;
- Melhoria na comunicação interna: com acesso instantâneo aos dados, os departamentos podem compartilhar informações atualizadas, sem necessariamente “conversarem” entre si;
- Auxílio na tomada de decisões: a disponibilidade de informações precisas e atualizadas oferece ao gestor uma visão clara sobre os processos, permitindo a ele tomar decisões embasadas em fatos.
Esse tipo de sistema é especialmente útil para as demandas do setor agrícola: desde o agendamento inteligente da manutenção preventiva para tratores até a gestão otimizada do estoque de insumos, cada etapa pode ser otimizada.
Desafios na implementação do ERP
O ERP traz inúmeros benefícios, mas assim como qualquer outra tecnologia, sua implementação possui desafios, especialmente quando adaptado ao contexto do agronegócio. Os mais comuns envolvem:
1- Escolher o ERP adequado
O primeiro desafio na implementação de um ERP é escolher a solução adequada para a empresa. Afinal, existem diversas opções no mercado, cada uma desenvolvida para atender a diferentes perfis operacionais.
Por isso, fique atento a três fatores:
- Tamanho da sua empresa e a complexidade de suas operações;
- Funcionalidades e recursos entregues pela solução e como eles podem ser adaptados para setor;
- Valor de aquisição, manutenção, licenciamento, suporte técnico e atualizações do sistema.
2- Controlar os custos de implementação
Embora o uso de um ERP tenha como objetivo reduzir os custos operacionais, é necessário ter cuidado para que o processo de implementação não acabe gerando custos adicionais.
Antes de escolher a ferramenta ideal, é importante considerar todos os recursos necessários para investimentos, como customizações, treinamentos da equipe, contratação de consultoria especializada e outros.
3- Planejamento da integração de dados
A integração de dados é um dos aspectos mais importantes durante a implementação de um ERP, assim como é um dos que mais geram dúvidas.
Para que o software funcione corretamente, ele deve estar integrado com os outros sistemas da empresa. É a partir disso que a solução vai assegurar a “comunicação”, transparência e precisão dos dados.
Durante o processo de planejamento da integração, é importante mapear todos os sistemas e bancos de dados existentes, identificando como eles se relacionam entre si. Assim, é mais simples determinar a melhor abordagem para migrar os dados para o novo sistema ERP.
4 – Treinar os colaboradores
Um dos desafios mais comuns na implementação de um ERP é o treinamento dos colaboradores. É fundamental que a equipe entenda como utilizar o sistema para simplificar a rotina de trabalho, e isso pode ser complicado devido à quantidade de recursos oferecidos pelo sistema.
Para solucionar esse problema, deve-se investir em treinamentos completos sobre a solução, bem como oferecer suporte contínuo para esclarecer novas dúvidas.
Importância da capacitação e treinamento
No agronegócio não adianta ter uma ferramenta de trabalho sofisticada e eficiente se os colaboradores não estiverem preparados para utilizá-la. É como ter um carro de última geração, mas não saber dirigir.
Portanto, preparar os usuários para o correto uso das funcionalidades de um sistema integrado de gestão é indispensável para que a implementação dê frutos positivos para a empresa.
Ao treinar os colaboradores para utilizar o software ERP, garante-se vantagens como:
1- Melhora da capacidade e performance
Uma equipe bem treinada e consciente de sua responsabilidade e importância dentro dos processos empresariais é capaz de produzir mais e gerar melhores resultados para a empresa.
Além disso, dominar as funcionalidades do sistema é essencial para elevar o desempenho e a performance dos funcionários.
2- Aumento da eficiência dos processos
O aumento da eficiência operacional é um dos principais benefícios de um sistema ERP. No entanto, para alcançar essa vantagem, é necessário que os colaboradores estejam bem treinados e entendam como executar as suas tarefas dentro da solução.
Os sistemas ERP já trazem os melhores recursos do mercado, mas é preciso saber utilizá-los corretamente. Com um treinamento adequado, os colaboradores se tornam mais seguros e capazes de extrair o máximo das funcionalidades do sistema, otimizando os processos.
3- Diminuição da resistência na utilização
É natural que as pessoas apresentem certa resistência às mudanças, especialmente em setores que já foram mais voltados ao manual, como é o caso do agronegócio. Muitos colaboradores se opõem a novas tecnologias por medo de perder espaço ou por pensarem não ser capazes de manusear as ferramentas.
No entanto, um treinamento adequado pode ajudar a diminuir essas objeções. Ao se sentirem mais seguros na utilização do sistema, os trabalhadores ficam mais receptivos às mudanças e conseguem enxergá-las como algo benéfico para todos.
4- Promove o engajamento
Quando os funcionários dominam a metodologia de trabalho e compreendem a importância de suas atividades para o sucesso da empresa, eles se tornam naturalmente mais engajados e comprometidos. Por isso, investir na formação e aperfeiçoamento é uma forma de manter as equipes produtivas.
Principais metodologias de treinamento
Após decidir pela implementação de ERP, os gestores devem escolher um formato para treinamento e capacitação dos colaboradores. Abaixo estão as principais alternativas.
1- Treinamento presencial
O treinamento presencial é um método tradicional, porém eficaz, para educar equipes sobre sistemas ERP. As sessões presenciais são lideradas por instrutores experientes, que guiam os participantes pelas funcionalidades, processos e melhores práticas do novo sistema, oferecendo benefícios como:
- Aprendizado adaptado ao ritmo de cada um, respeitando os níveis de habilidade de cada funcionário;
- Feedback em tempo real, permitindo que os colaboradores possam estar cientes de seus pontos de melhoria e trabalhar neles;
- Oportunidade de fazer aplicação prática dos conhecimentos teóricos obtidos.
2- Cursos online
Possui uma proposta similar ao do curso presencial, com a liderança de um instrutor treinado que ensina o passo a passo na nova ferramenta. Ainda assim, esse formato pode ser adaptado para atender às demandas específicas do setor, proporcionando:
- Flexibilidade para que o colaborador possa estudar no horário que se encaixe melhor em sua rotina;
- Acesso a recursos de aprendizado multimídia, como vídeos, módulos interativos, questionários, entre outros;
- Pode ser uma opção mais prática em empresas que possuem um número muito grande de trabalhadores.
3- Workshops
Para aprofundar ainda mais o treinamento, uma ótima opção é investir em workshops sobre o tema. Afinal, nesse tipo de evento, as equipes participam ativamente de exercícios de resolução de problemas, cenários de simulação e atividades em grupo. É uma ótima forma de fortalecer o trabalho em grupo.
3 dicas para o treinamento e capacitação da equipe
Para garantir o sucesso da implementação do ERP, é importante seguir alguns passos fundamentais no treinamento e capacitação da equipe. Vejamos quais são eles:
1- Deixe a equipe ciente das mudanças
Antes de iniciar o treinamento, é fundamental conscientizar os colaboradores sobre a razão da implementação do ERP e seus impactos positivos específicos para o agronegócio, como melhor gestão das máquinas, por exemplo.
Apresente o software escolhido, destacando suas funcionalidades e os impactos positivos no dia a dia de trabalho de cada um. Essa conscientização serve para garantir que a mudança seja vista com entusiasmo pela equipe.
2- Inicie o treinamento antes da implementação
Uma estratégia eficiente é começar o treinamento antes da implementação completa do ERP. Dessa forma, os colaboradores terão mais tempo para se familiarizar com a nova ferramenta e tirar dúvidas, sem comprometer a produtividade da equipe.
Além disso, a preparação prévia, como explicado no primeiro passo, motiva os colaboradores a utilizar o sistema, aumentando sua confiança durante o uso da ferramenta.
3- Busque feedbacks ao longo do treinamento
Durante o processo de treinamento, é importante ouvir os feedbacks dos colaboradores. Eles podem apontar questões específicas relacionadas às práticas no campo, permitindo que você direcione a capacitação para sanar essas dúvidas.
Por isso, é importante incentivar a participação ativa da equipe, fazendo com que se sintam parte do processo. Leve em consideração todas as opiniões e use-as como guia para entender o que está (ou não) funcionando na implementação.
ERP Solution: uma solução completa para o agronegócio
O ERP Solution, desenvolvido pela Aliare, é uma solução tecnológica líder entre as concessionárias agrícolas em todo o país. É uma ferramenta completa, com módulos robustos criados pensando especialmente nas necessidades do setor agrícola.
Desde a gestão de vendas até o relacionamento com clientes e fornecedores, controle de estoque, finanças e contabilidade, cada módulo do ERP Solution é projetado para otimizar processos específicos dentro das empresas do agronegócio.
Investir no treinamento e capacitação da equipe é fundamental para o sucesso da implementação de um sistema ERP.
Sem esse treinamento, os colaboradores podem não se adaptar muito bem à solução e isso pode acabar limitando a performance e o potencial do software.
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